Complaint Procedures

Complaint Procedures for Possible Policy Violations (Policy KLA)

Purpose
    The policies contained in this manual represent the official position of the Indian River School Board and the Indian River School District.  Noncompliance with these policies could be considered an act of insubordination which could lead to disciplinary action up to and including termination.

    It is the intent of the School Board and the School District to ensure compliance with all District policies.  Any District employee, guardian, parent, student, or resident of the District who believes that a District policy has been violated is encouraged to raise his or her concern with appropriate District personnel in order to resolve such complaint.  It is preferable for complaints concerning policy violations to be resolved at the lowest administrative level and in the most informal manner possible.  However, because it may not always be possible or desirable to attempt to resolve complaints on an informal basis, the School Board adopts the formal complaint process contained herein.

Formal Complaint Procedure

    1.    Formal Complaint

    When a District employee, guardian, parent, student, or resident of the District (the “Complainant”) believes that a District policy has been violated, he or she may file a Formal Complaint with the Superintendent’s designee.  The Complainant may obtain a copy of a Formal Complaint form from any District school’s main office, the District’s central office or the District’s webpage.

    Complainants may file confidential Formal Complaints by marking the appropriate section on the form.  If a Complainant files a confidential Formal Complaint, the identity of the Complainant will not be used in the District’s investigation of the complaint unless it is absolutely necessary (for example, where it is the Complainant’s word against the Subject’s and there are no other witnesses to the alleged violation).  If the School Board reviews a confidential Formal Complaint, the School Board will conduct the review in an executive session.

    2.    Investigation and Corrective Action

    Upon receipt of the Formal Complaint, the Superintendant’s designee will promptly open  an investigation into the allegation(s).  After the complaint has been investigated, but not later than thirty (30) calendar days following the receipt of the Formal Complaint, the administrator responsible for the investigation will issue a written response (“Written Response”) to the Complainant.  The Written Response will address the allegations of the complaint and may also include, subject to the parties’ rights under law and/or contract, a description of the offending conduct, the manner of investigation, the identity of the investigating administrator, whether the complaint was substantiated, and whether corrective action was taken.
    
Corrective action, where appropriate, may include the imposition of a sanction against the Subject.  Sanctions will be imposed in a manner to deter future violations.  Subject to the rights of the Subject under law or contract, sanctions may include, but are not limited to, formal or informal reprimand, suspension, or termination.  Factors to be considered in determining an appropriate sanction may include whether the violation was intentional or accidental, whether there is a history of warnings for previous policy violations, and whether the violation has resulted in harm to others.

    3.    First Level Appeal

    If either the Complainant or the Subject of the complaint is dissatisfied with any aspect of the Written Response, either may appeal to the Superintendent for further review of the Written Response.  The Complainant or Subject may present any facts that he or she believes are necessary for the Superintendent’s review.  If permitted by law and contract, the Superintendent will draft his or her own response which will briefly describe his or her own review of the Written Response.  The Superintendent’s Response will be completed within thirty (30) calendar days of receiving the request for review, and forwarded to the Complainant and the Subject of the Complaint.

    4.    Second Level Appeal

    If either the Complainant or the Subject is dissatisfied with the results of the Superintendent’s response, either may request a review by the Board of Education.  The Board of Education shall conduct a hearing within forty-five (45) calendar days of the receipt of a request for School Board review.  The Board of Education will conduct its investigation in executive session.  The Complainant and the Subject will each have the right to present their case to the Board of Education in person and to be represented by legal counsel if desired.  The Board of Education may establish rules for the presentation of evidence during the Board of Education hearing.  However, the Complainant and the Subject will each receive at least five (5) minutes to speak before the Board of Education.

    After conducting its review, the Board of Education will make a final determination and, if permitted by law and contract, provide its own response (“Board of Education Response”) to the Complainant and the Subject.  The Board of Education will prepare its Response within thirty (30) calendar days of the completion of the Board hearing.  If permitted by law and contract, the Board will provide the Complainant and the Subject copies of the Board Response.  The decision of the Board will be final.

Other Rights Under Law or Contract

    Nothing in this policy is intended to abrogate the rights under law or contract of any Complainant or Subject.  To the extent that anything set forth in these procedures is inconsistent with any parties’ rights under applicable law or contract, it is the intent of this policy for the parties’ rights under law or contract to be controlling.

FORMAL COMPLAINT FORM (PDF)

PROCEDIMIENTOS DE QUEJA PARA VIOLACIONES POSIBLES DE POLITICA (KLA) 

Propósito 
Las políticas contenidas en este manual representan la posición oficial del Cónsul Escolar de Indian River y del distrito escolar de Indian River. El incumplimiento con estas políticas se puede considerar un acta de insubordinación que puede resultar en una acción disciplinaria hasta e incluyendo la terminación.  

Es el propósito del Cónsul Escolar y del Distrito Escolar de asegurar el cumplimiento con todas las políticas del Distrito. Cualquier empleado, acudiente, padre, estudiante o residente del Distrito que cree que una política del Distrito se ha violado se anima que exprese su inquietud con el personal apropiado del Distrito para resolver tal queja. Es preferible que las quejas acerca de violaciones de política se resuelvan en el nivel administrativo más bajo y en la manera más informal posible. Sin embargo, a causa de que no puede ser siempre posible ni deseable tratar de resolver unas quejas en una base informal, el Cónsul Escolar adopta el proceso formal de queja contenido aquí. 
Procedimiento Formal de Queja 

1. Queja Formal 

Cuando un empleado del Distrito, acudiente, padre, estudiante o residente del Distrito (el “Demandante”) cree que se ha violado una política del Distrito, él o ella puede presentar una queja formal con el designado del Superintendente. El Demandante puede obtener una copia del formulario de queja formal de la oficina principal de cualquier escuela del Distrito, de la oficina central del Distrito o de la página web del Distrito.  

Los Demandantes pueden presentar unas quejas formales confidenciales por indicar la sección apropiada en el formulario. Si in Demandante presenta una queja formal confidencial, la identidad del Demandante no se usará durante la investigación del Distrito de la queja a menos que sea absolutamente necesario (por ejemplo, donde es la palabra del Demandante contra la del Acusado y no hay otros testigos a la violación presunta). Si el Cónsul Escolar revisa una queja formal confidencial, el Cónsul Escolar hará un repaso durante una sesión ejecutiva.  

2. Investigación y Acción Correctiva  

Al recibir la Queja Formal, el designado del Superintendente abrirá inmediatamente una investigación de la(s) alegación(es). Después de que se ha investigado la queja, pero no más tarde que treinta (30) días del calendario después del recibo de la queja formal, el administrador responsable para la investigación presentará una respuesta escrita (“Respuesta Escrita”) al Demandante. La respuesta escrita responderá a las aseveraciones de la queja y puede incluir también, sujeto a los derechos de los partes según la ley y/o el contrato, una descripción de la conducta ofensiva, la manera de la investigación, la identidad del administrador que investiga, si la queja estuvo justificada, y si se hizo una acción correctiva.  

La acción correctiva, donde apropiada, puede incluir la imposición de una sanción con el Acusado. Se impondrán las sanciones en una manera para desalentar unas violaciones en el futuro. Sujeto a los derechos del Acusado según la ley o el contrato, las sanciones pueden incluir, pero no están limitadas a, una reprimenda formal o informal, suspensión, o terminación. Los factores que se consideran para determinar una sanción apropiada pueden incluir si la violación fue intencional o accidental, si hay una historia de precauciones por previas violaciones de la política, y si la violación ha resultado en daño a otros. 

3. Apelación del Primer Nivel 

Si o el Demandante o el Acusado está insatisfecho con cualquier aspecto de la respuesta escrita, cualquier de los dos puede apelar al Superintendente para más repaso de la respuesta escrita. Si el Demandante o el Acusado puede presentar cualquier hecho que él o ella cree que son necesarios para el reviso del Superintendente. Si permitido por ley o por contrato, el Superintendente preparará una versión de su propia respuesta que describirá brevemente su propio repaso de la respuesta escrita. La respuesta del Superintendente estará completada dentro de treinta (30) días del calendario de recibir la petición para un repaso, y enviada al Demandante y al Acusado de la queja. 

4. Apelación del Segundo Nivel 

Si o el Demandante o el Acusado está insatisfecho con los resultados de la respuesta del Superintendente, cualquier de los dos puede pedir un repaso por el Cónsul de Educación. El Cónsul de Educación hará una presencia dentro de cuarenta y cinco (45) días del calendario del recibo de la petición para un repaso por el Cónsul Escolar. El Cónsul Escolar hará una investigación durante la sesión ejecutiva. Ambos el Demandante y el Acusado tienen el derecho para presentar su caso al Cónsul de Educación personalmente y estar representado por un abogado si deseado. El Cónsul de Educación puede establecer las reglas para la presentación de pruebas durante la presencia del Cónsul de educación. Sin embargo, ambos el Demandante y el Acusado recibirá al menos cinco (5) minutos para hablar con el Cónsul de Educación. 
Después de hacer su repaso, el Cónsul de educación hará una determinación final y, si permitido por la ley y el contrato, proveerá su propia respuesta (“Respuesta del Cónsul de Educación”) al Demandante y al Acusado. El Cónsul de Educación preparará su respuesta dentro de treinta (30) días del calendario de la terminación de la presencia del Cónsul. Si permitido por la ley y el contrato, el Cónsul les proveerá al Demandante y al Acusado copias de la respuesta del Cónsul. La decisión del Cónsul será final. 

Otros Derechos Según la Ley o Contrato 
Nada en esta política propone abrogar los derechos según la ley o el contrato de cualquier Demandante o Acusado. Hasta el punto que cualquier cosa puesta en estos procedimientos es inconsistente con los derechos de cualquier parte según la ley o contrato aplicable, es la intención de esta política que los derechos de los partes según la ley o el contrato sean controladores.  

Queja Formal para Reportar unas Violaciones de las Políticas del Distrito (PDF)